【平成26年個人情報保護委員会告示第４号】10-2. 電子計算機用ファイル・手作業処理用ファイルの定義【マイナンバー制度 第８章特定個人情報保護評価】 2014/12/21
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著書『図解とQ&Aですっきりわかるマイナンバーのしくみ』（宝島社）＝33,000部＝トーハン調べ2015/11/4週間ベストセラー単行本ビジネス書６位
講演
政治家小池百合子顧問社労士
内閣大臣補佐官～マイナンバー福田峰之代議士と親交
国会議員の方々と（一部抜粋）
個人情報保護規程（マイナンバー法・ストレスチェック網羅版）
電子計算機用ファイルの定義
| 電子計算機用ファイルの種類
① システム用ファイル（ITシステムで保有されるデータベース用ファイルなど） ② その他電子ファイル（パソコン等で使用されるAccessなどデータベース用ファイルや特定個人情報を表形式に整理し個人番号の列を設けたExcelなど表計算ソフト用ファイルをいう。） |
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| 行政機関 | 行政機関保護法第２条第４項において、保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報をコンピュータで検索することができるように体系的に構成したもの |
| 独立行政法人等 | 独立行政法人等保護法第２条第４項において、保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報をコンピュータで検索することができるように体系的に構成したもの |
| その他の機関 | 保護法第２条第４項において、個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報をコンピュータで検索することができるように体系的に構成したもの |
※ 表計算ソフトやワープロソフトで決裁書を起案し、このような決裁書中に個人番号が含まれている場合などのように、文字列検索を行わなければ特定個人情報を検索できないものについては、これに該当しない。
※ 特定個人情報ファイルを取り扱う事務において保有する全ての特定個人情報ファイルに記録される本人の数の総数（対象人数）が1,000人未満の事務は特定個人情報保護評価の実施が義務付けられない。
手作業処理用ファイルの定義
| 手作業処理用ファイルの種類
「索引・目次などが付された紙ファイル」などが該当 |
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| 行政機関 | 行政機関保護法第２条第４項において、保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの |
| 独立行政法人等 | 独立行政法人等保護法第２条第４項において、保有個人情報を含む情報の集合物であって、第１号のほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの |
| その他の機関 | 保護法第２条第４項において、個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのもの |
