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【個人情報保護法第25条・則第12条乃至第14条・則附則第３条・第４条】第三者提供に係る記録の作成及び保存 2017/01/03

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第三者提供に係る記録の作成等

（第三者提供に係る記録の作成等）

保護法第25条第１項

個人情報取扱事業者は、個人データを第三者（第２条第５項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条において同じ。）に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第23条第１項各号又は第５項各号のいずれか（前条の規定による個人データの提供にあっては、第23条第１項各号のいずれか）に該当する場合は、この限りでない。

保護法第25条第２項      

個人情報取扱事業者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

 

第三者提供に係る記録の作成

個人情報取扱事業者は、個人データを第三者に提供したときは、次に掲げる事項に関する記録を作成しなければならない。

①　第23条第２項の規定により個人データを第三者に提供した場合、次のイからニまでに掲げる事項

イ　当該個人データを提供した年月日【第25条第１項、則第13条第１項第１号イ】

ロ　当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）【第25条第１項、則第13条第１項第１号ロ】

 

不特定かつ多数の者に対して提供している事例【平成28年委員会告示第３号】

(1) 個人データをインターネット上に公開し、不特定多数の者が閲覧できる状態に置いている場合

(2) 住宅地図を市販する場合

 

ハ　当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項【則第13条第１項第１号ハ】

実際に提供した個人データ自体に「本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項」が含まれている場合には、当該個人データ自体を保存することをもって「本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項」を記録したものとすることもできる。

なお、例えば「当社が有する全ての個人情報に係る本人」等の記載では、「当該本人を特定するに足りる」ものではないと解される。【平成28年委員会告示第３号】

 

その他の当該本人を特定するに足りる事項に該当する事例【平成28年委員会告示第３号】

本人ごとに番号・IDなどを付して個人データの管理をしている場合において、当該番号・IDなどにより本人を特定できるときの当該番号・ID

 

ニ　当該個人データの項目【則第13条第１項第１号ニ】

実際に提供した個人データ自体又はその写し等を、「当該個人データの項目」の記録とすることもできる。

なお、例えば「当社が有するいずれかの情報」等の記載では、「当該個人データの項目」には該当しないものと解される。【平成28年委員会告示第３号】

 

当該個人データの項目の事例【平成28年委員会告示第３号】

イ　氏名、住所、電話番号、年齢

ロ　氏名、商品購入履歴

 

②　第23条第１項又は第24条の規定により個人データを第三者に提供した場合、次のイ及びロに掲げる事項

イ　第23条第１項又は第24条の本人の同意を得ている旨【則第13条第１項第２号イ】

典型例として、契約書その他の書面に本人の同意が記載されている場合が該当する。そのほか、個人情報取扱事業者の事業の内容、第三者提供の態様等に鑑みて、同意の存在を明示的に又は黙示的に示す証跡等がある場合には、当該証跡等をもって「同意を得ている旨」の記録とすることもできる。

例えば、個人情報取扱事業者のシステムの設定により、本人の同意を得た場合のみ第三者提供が実施されることとなっている場合には、それをもって同意の存在を示す証跡があるものとすることができる。【平成28年委員会告示第３号】

ロ　前号ロからニまでに掲げる事項【則第13条第１項第２号ロ】

 

提供者の記録事項

提供年月日

 第三者の氏名等 本人の氏名等 個人データの項目 本人の同意
オプトアウト 〇 〇 〇 〇

本人同意

 〇 〇 〇

〇

 

第三者提供に係る記録の作成の方法【則第12条、則附則第４条】

①　文書、電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成すること【則第12条第１項】

②　記録は、個人データを第三者に提供した都度、速やかに作成しなければならない。た

だし、当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供（第23条第２項の規定による提供を除く。以下この項において同じ。）したとき、又は当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供することが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。【則第12条第２項】

③　上記②の規定にかかわらず、第23条第１項又は第24条の規定により、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に則第13条第１項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって第25条第１項の当該事項に関する記録に代えることができる。【則第12条第３項】

 

第三者提供に係る記録の作成（例外）

当該個人データの提供が次のいずれかに該当する場合は、記録の作成を要しない。

①　第三者が、第２条第５項第１号から第４号までに掲げる国の機関、地方公共団体、独立行政法人等、地方独立行政法人である場合【第25条第１項】

②　第23条第１項第１号から第４号まで【第25条第１項】

③　第23条第５項第１号から第３号まで【第25条第１項】

④　第24条の規定による外国にある第三者への提供にあっては、第23条第１項第１号から第４号まで【第25条第１項】

なお、則第13条第１項各号に定める事項のうち、既に則第12条に規定する方法により作成した記録（当該記録を保存している場合におけるものに限る。）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。施行日前に則第12条に規定する方法に相当する方法で記録（当該記録を保存している場合におけるものに限る。）を作成しているものについても適用することができる。【則第13条第２項、則附則第３条】

 

第三者提供に係る記録の保存期間【第25条第２項、則第14条】

場合 期間
①

則第12条第３項に規定する方法により記録を作成した場合

 最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して１年を経過する日までの間

②

 則第12条第２項ただし書に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して３年を経過する日までの間

③

 前２号以外の場合 ３年

 

 

平成27年法律第65号施行日

平成29年５月30日【平成27年法律第65号附則第１条本文、平成28年政令第385号】