【番号利用法第12条・平成26年個人情報保護委員会告示第５号】11-1. 取扱規程等の見直し等（中小規模事業者を除く事業者の場合）【マイナンバー制度 第７章行個人情報取扱事業者による特定個人情報の保護 第２節安全管理措置】 2015/01/05
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取扱規程等の見直し等
| 取扱規程等の見直し等
安全管理措置の検討手順の①から③までにおいて明確化した事務において事務の流れを整理し、特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければならない。 ① 取扱規程等は、次に掲げる管理段階ごとに、取扱方法、責任者・事務取扱担当者及びその任務等について定めることが考えられる。具体的に定める事項については、ハ～ホに記述する組織的安全管理措置及び人的安全管理措置並びに物理的安全管理措置を織り込むことが重要である。 イ 取得する段階 ロ 利用を行う段階 ハ 保存する段階 ニ 提供を行う段階 ホ 削除・廃棄を行う段階 ② 源泉徴収票等を作成する事務の場合、例えば、次のような事務フローに即して、手続を明確にしておくことが重要である。 イ 従業員等から提出された書類等を取りまとめる方法 ロ 取りまとめた書類等の源泉徴収票等の作成部署への移動方法 ハ 情報システムへの個人番号を含むデータ入力方法 ニ 源泉徴収票等の作成方法 ホ 源泉徴収票等の行政機関等への提出方法 ヘ 源泉徴収票等の本人への交付方法 ト 源泉徴収票等の控え、従業員等から提出された書類及び情報システムで取り扱うファイル等の保存方法 チ 法定保存期間を経過した源泉徴収票等の控え等の廃棄・削除方法 等 |
取扱規程（中小規模事業者を除く）
イでは、取得・利用・提供・削除又は廃棄の各段階で以下に掲げる取扱規程を作成することが義務化されている。
① 取得・入力段階取扱規程
② 利用・加工段階取扱規程
③ 保存・保管段階取扱規程
④ 移送・送信段階取扱規程
⑤ 削除・廃棄段階取扱規程
上記①～⑤の取扱規程には、取扱方法、責任者を設置すること及びその任務等、事務取扱担当者を設置すること及びその任務等を明文化し、追って解説する「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」に関する事項を織り込む必要がある。
ロでは、源泉徴収票事務を事例にし、各管理段階における事務フローを明確にすべきことが規定されている。
参考までに述べておくと、事業者において、毎年、確定して全従業員等の個人番号を収集して行わなければならない事務は「扶養控除等申告書」の提出を求める源泉徴収事務に限られており、労働社会保険分野では、一斉収集が必要な届出事務はなく、資格取得・喪失、住所・氏名変更、給付金申請など、各従業員等にその必要が生じたときに、当該従業員等の個人番号を記載する事務に限られている（毎年提出が義務化されている算定基礎届に記載する個人番号の対象者は70歳以上被用者に限定されている。支払ごとに提出義務のある賞与支払届についても同様である）。このほか、事業者が従業員等の個人番号を収集すべき時期は、番号利用法施行時（予め全従業員等の個人番号を収集する場合）と、新規採用のときなどが考えられる。
