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【平成26年個人情報保護委員会告示第4号・評価規則第16条】22. 特定個人情報保護評価を実施した事務の実施をやめたとき等の通知【マイナンバー制度 第8章特定個人情報保護評価】 2014/12/21

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著書『図解とQ&Aですっきりわかるマイナンバーのしくみ』(宝島社)=33,000部=トーハン調べ2015/11/4週間ベストセラー単行本ビジネス書6位
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特定個人情報保護評価を実施した事務の実施をやめたとき等の通知【評価規則第16条、指針】

評価実施機関は、特定個人情報保護評価を実施した事務の実施をやめたとき等は、遅滞なく委員会に通知するものとする。評価実施機関は、事務の実施をやめるなどした日から少なくとも3年間、その事務の実施をやめたこと等を記載するなど所要の修正を行った上で、特定個人情報保護評価書を公表しておくものとする。

① 事務の実施をやめたとき

評価実施機関は、事務の終了後に、特定個人情報保護評価書の記載要領に従い、特定個人情報保護評価書に事務の終了と明記し、委員会に提出し公表する必要がある。公表した特定個人情報保護評価書は、事務の終了後3年間公表する。

② 評価実施機関が廃止になり、別の評価実施機関が当該事務を引き継ぐとき

地方公共団体における編入合併のように、評価実施機関が廃止になり、別の評価実施機関が当該事務を引き継ぎ、特定個人情報ファイルも合わせて保有するような場合は、引き継いだ評価実施機関が評価の再実施又は特定個人情報保護評価書の修正を行う。評価の再実施か特定個人情報保護評価書の修正かは、重要な変更に該当するか、重要な変更に当たらない変更に該当するかで判断することになる。評価の再実施を行う場合は、評価実施機関が廃止になり、別の評価実施機関が当該事務を引き継ぐ前までに、特定個人情報保護評価書の修正を行う場合は、引き継いだ後速やかに、それぞれ行う必要がある。

なお、廃止になった評価実施機関の特定個人情報保護評価書は、事務を引き継いだ評価実施機関が、廃止になってから3年間は継続して公表することとなる。

③ 評価実施機関が廃止になり、別の機関と統合した新しい機関が当該事務を引き継ぐとき

地方公共団体における新設合併のように、評価実施機関が廃止になり、新しい機関が当該事務を引き継ぐ場合は、新しい機関が新たに特定個人情報保護評価を実施する必要がある。新しい機関は、新たに特定個人情報ファイルを保有することになるので、指針に定めるところにより、システムのプログラミングの開始前の適切な時期に実施することが望まれるが、新たな機関として特定個人情報保護評価を実施することが困難な場合は、事前に委員会と協議する必要がある。

なお、廃止になった評価実施機関の特定個人情報保護評価書は、上記②と同様、事務を引き継いだ評価実施機関が、廃止になってから3年間は継続して公表することになる。